Integroitu migraatio · ERP-vaihto hallitusti
Integroitu migraatio
ERP-migraatio ilman isoa riskipäivää. Vanhan ja uuden ERP:n väliin rakennetaan integraatioilla Odoo-kerros, jossa data korjataan, mäpätään ja testataan. Cutoverissa testattu data julkaistaan uuteen ERP-järjestelmään ja dynaaminen data siirretään napin painalluksella. Toisin kuin Excel-tilannekuva, synkronoitu data ei vanhene projektin aikana.
Miksi ERP-vaihto pelottaa?
Perinteinen migraatio tehdään yhtenä viikonloppuna. Jos jokin menee pieleen, koko yritys tuntee sen maanantaina.
Big bang -riski
Kaikki siirretään kerralla. Virheet näkyvät vasta, kun vanha järjestelmä on jo suljettu.
Likainen data
Kaksoisnimikkeitä, puuttuvia tietoja ja vanhoja koodeja, jotka korjataan kiireessä Excelissä.
Käyttökatkot
Tilaukset, tuotanto ja laskutus seisovat siirron ajan – ja usein vielä sen jälkeenkin.
Vanhaa ei voi sammuttaa kerralla
Integraatiot, raportit ja tavat on rakennettu vuosien aikana vanhan järjestelmän ympärille.
Miksi Excel-migraatio epäonnistuu
Perinteisessä migraatiossa data jäädytetään Exceliin kuukausia ennen cutoveria – mutta tuotteet eivät jäädy.
Perinteinen migraatio
Data otetaan Exceleihin rikastettavaksi ja import-muotoon konvertoitavaksi muutamaa kuukautta ennen cutoveria. Sillä välin tuotteet jatkavat elämäänsä legacy-ERP-järjestelmässä: tulee uusia nimikkeitä, BOM-muutoksia, hintoja ja toimittajia.
- Excel vanhenee päivä päivältä
- Muutokset pitää tehdä käsin kahteen paikkaan
- Ajan tasalla pitäminen on käytännössä tuomittu epäonnistumaan
- Virheet paljastuvat vasta cutoverissa
Integroitu migraatio
Dataa ei kopioida irralliseksi tiedostoksi. Odoo-kerros pysyy synkronoituna vanhaan ERP-järjestelmään koko projektin ajan, joten migroitava data on aina ajan tasalla.
- Synkronointi tuo legacy-ERP:n muutokset jatkuvasti Odooseen
- Laatukorjaukset ja mäppäykset tehdään kerran sääntöinä – ne koskevat myös uutta dataa
- Testimigraatiot ajetaan aina tuoreella datalla
- Cutoverissa julkaistaan ajantasainen, testattu data
Näin se toimii
Vanhan ja uuden ERP:n väliin rakennetaan integraatioilla Odoo-kerros, jossa data korjataan, mäpätään uuden ERP:n rakenteeseen ja testataan. Uusi ERP voi olla mikä tahansa järjestelmä – tai Odoo itse.
Vanha ERP on käytössä normaalisti koko ajan. Cutover-viikonloppuna testatut ja laatukorjatut nimikkeet ja BOMit julkaistaan uuteen ERP-järjestelmään, ja dynaaminen data – avoimet tilaukset, saldot ja avoimet laskut – siirretään integraation avulla napin painalluksella. Rinnakkaisajo kestää yhteensä tyypillisesti 1–3 kuukautta asiakkaan aikataulun mukaan. Odoo-kerroksen voi projektin jälkeen jättää pysyväksi PLM-ratkaisuksi.
Sekä master data että sitä käyttävä dynaaminen data, kuten avoimet tilaukset ja saldot, kulkevat Odoon kautta samoilla mäppäyksillä. Itsenäinen kirjanpitodata, esimerkiksi avoimet reskontrat, voidaan siirtää myös suoraan.
Odoo-ympäristö projektin ajaksi – ja halutessanne pysyväksi
RockIT tarjoaa migraation laatu- ja välikerroksena toimivan Odoo-järjestelmäympäristön käyttöönne projektin ajaksi osana projektia. Teidän ei tarvitse hankkia tai ylläpitää sitä itse.
- Projektin aikana: ympäristö sisältyy projektiin – datan laatu, mäppäys ja testimigraatiot tehdään siinä.
- Projektin jälkeen: voitte jättää ympäristön pysyväksi PLM-ratkaisuksi, AvoinPLM:ksi. Nimikkeet, BOMit ja niiden laatusäännöt ovat siellä jo valmiina.
- Pysyvä ympäristö: Ylläpito alkaen 200 €/kk (ALV 0 %): sisältää hostingin, varmuuskopiot, tietoturvapäivitykset ja valvonnan sekä enintään 1 h tukea kuukaudessa; enintään 15 käyttäjää; lisätyö 90 €/h; Odoo-versiopäivitykset erillisenä projektina.
Mitä saat
Kuusi osaa, joista migraatio rakentuu. Laajuus sovitaan esiselvityksessä.
Kartoitus
Vanha ja uusi järjestelmä, siirrettävä data, sen omistajat ja integraatiomahdollisuudet dokumentoituna.
Datan laatu ja mäppäys
Laatusäännöt koodina, poikkeamaraportti ja vanhojen koodien kuvaus uuden ERP:n rakenteeseen.
Integraatiot
Vanha ERP → Odoo ja Odoo → uusi ERP: rajapinnat, tietokantayhteys tai tiedostosiirrot, lokit ja virheiden käsittely.
Testimigraatiot
2–3 toistettavaa koesiirtoa uuden ERP:n testiympäristöön ja tulosten täsmäytys.
Cutover napin painalluksella
Testattu master data julkaistaan ja avoimet tilaukset, saldot ja laskut siirretään yhdellä viikonloppuna.
Tarvittaessa pysyvä PLM
Odoo-kerroksen voi jättää pysyväksi AvoinPLM-ratkaisuksi ylläpitomaksua vastaan (alkaen 200 €/kk, ALV 0 %).
Viisi vaihetta, ei yhtä riskipäivää
Vanha ERP toimii normaalisti, kunnes uusi on testattu ja valmis.
1
Esiselvitys
Mitä siirretään, kuka omistaa minkäkin tiedon ja miten järjestelmiin päästään käsiksi.
2
Datan laatu ja mäppäys
Laatusäännöt ja kuvaukset tehdään kerran ja ajetaan uudelleen jokaisella tuonnilla.
3
Integraatiot ja testimigraatiot
2–3 testikierrosta uuden ERP:n testiympäristöön, jokainen täsmäytettynä.
4
Cutover
Viikonloppuna master data julkaistaan ja dynaaminen data siirretään napin painalluksella.
5
Tehostettu tuki
2–4 viikon tuki, vanhan järjestelmän arkistointi ja alasajo.
Datan laatu ensin
Migraatiot kaatuvat harvoin tekniikkaan. Ne kaatuvat dataan: kukaan ei omista nimiketietoa, samat asiakkaat ovat kolmeen kertaan ja vanhat koodit tarkoittavat eri asioita eri osastoilla.
- Laatusäännöt koodina: samat tarkistukset ajetaan jokaisella synkronoinnilla, ei kertaluonteisesti Excelissä.
- Poikkeamaraportti: datan omistaja näkee, mitä pitää korjata – ja korjaus tehdään lähteessä.
- Toistettavuus: testisiirron voi ajaa niin monta kertaa kuin tarvitaan.
Taustalla on lähes 30 vuotta ERP-migraatioita ja cutovereita SAP-, Microsoft Dynamics 365-, Odoo- ja Aras-hankkeissa.
Kenelle Integroitu migraatio sopii
- Valmistava tai kaupan alan yritys, joka vaihtaa ERP-järjestelmää – uusi ERP voi olla mikä tahansa järjestelmä tai Odoo
- Liiketoiminta ei kestä pitkää käyttökatkoa tai yhtä isoa siirtopäivää
- Vanhasta järjestelmästä saa dataa ulos rajapinnan, tietokannan tai tiedostojen kautta
- Datan laatu huolettaa, ja se halutaan korjata siirron yhteydessä
Milloin se ei ole paras valinta
- Pieni ja siisti tietomassa, jonka voi siirtää kerralla viikonlopussa – silloin perinteinen siirto on halvempi
- Vanhasta järjestelmästä ei saa dataa ulos lainkaan automatisoidusti
- Uudesta ERP-järjestelmästä ei saa dataa sisään rajapinnan tai tuontitiedostojen kautta
Miksi RockIT
Lähes 30 vuotta ERP-, PLM- ja migraatioprojekteja – SAP, Microsoft Dynamics 365, Odoo ja Aras PLM. Tiedän, mihin migraatiot tyypillisesti kaatuvat: harvoin tekniikkaan, useimmiten datan laatuun ja omistajuuteen.
- Avoin Odoo Community: ei lisenssimaksuja eikä toimittajalukkoa.
- Ei forkkia: integraatiot ja lisäykset tehdään erillisinä moduuleina.
- Data on omaasi: tavallinen PostgreSQL-tietokanta omalla tai valitsemallasi palvelimella.
Projektisuunnitelma – karkea arvio
Tyypillinen kesto 9–20 viikkoa, hinta noin 12–30 k€ (alv 0 %).
Projektisuunnitelmassa on jokaisen vaiheen tehtävät, päävastuu, menetelmä, aikataulu, asiakkaan resurssit ja tuotokset. Rinnakkaisajo kestää yhteensä tyypillisesti 1–3 kuukautta asiakkaan aikataulun mukaan.
Huom. Kestot ja hinnat ovat suuntaa-antavia arvioita (alv 0 %), eivät tarjous. Ne riippuvat laajuudesta, lähtödatan laadusta ja asiakkaan omista resursseista, ja ne tarkentuvat maksullisessa esiselvityksessä. Laskentaperuste: RockIT:n tuntihinta alkaen 90 €/h. Viikkoasteikko (vk) kuvaa kalenteriaikaa.
Usein kysyttyä
Rehellisiä vastauksia yleisimpiin kysymyksiin.
Kaikki data, joka viittaa nimikkeisiin tai muuhun master dataan – esimerkiksi avoimet tilaukset ja varastosaldot – kulkee Odoon kautta. Silloin siihen sovelletaan samoja mäppäyksiä kuin master dataan, se voidaan testata testimigraatioissa ja jokaisesta rivistä jää kirjaus: sisään, ulos tai hylätty. Itsenäinen kirjanpitodata, kuten avoimet reskontrat, ei viittaa nimikkeisiin, joten sen voi siirtää myös suoraan vanhasta ERP-järjestelmästä uuteen.
Yhteensä tyypillisesti 1–3 kuukautta asiakkaan aikataulun mukaan. Vanha ERP on käytössä normaalisti datan laatu-, mäppäys- ja testausvaiheiden ajan, eli noin 9–20 viikon projektista suurimman osan. Kesto riippuu datan määrästä ja laadusta sekä siitä, kuinka paljon aikaa datan omistajilla on korjauksiin. Tarkempi arvio tehdään esiselvityksessä.
Valmista liitintä jokaiseen ERP-järjestelmään ei ole. Integraatio rakennetaan tapauskohtaisesti sen mukaan, mitä vanha järjestelmä tarjoaa: rajapinnat (REST/SOAP), tietokantayhteys tai tiedostosiirrot (CSV, XML, Excel). Toteutettavuus tarkistetaan esiselvityksessä ennen sitoutumista.
Ei ole. Odoo toimii migraatiossa datan laatu-, mäppäys- ja testauskerroksena, ja uusi ERP voi olla mikä tahansa järjestelmä – tai Odoo itse. RockIT tarjoaa Odoo-ympäristön käyttöön projektin ajaksi osana projektia. Sen jälkeen voitte ajaa sen alas tai jättää sen pysyväksi PLM-ratkaisuksi (AvoinPLM) ylläpitomaksua vastaan. Ylläpito alkaen 200 €/kk (ALV 0 %): sisältää hostingin, varmuuskopiot, tietoturvapäivitykset ja valvonnan sekä enintään 1 h tukea kuukaudessa; enintään 15 käyttäjää; lisätyö 90 €/h; Odoo-versiopäivitykset erillisenä projektina.
Asiakas. Data on asiakkaan omassa PostgreSQL-tietokannassa, ja integraation ja laatusääntöjen lähdekoodi luovutetaan asiakkaalle. Datan sisällöstä ja korjauksista päättävät asiakkaan nimetyt datan omistajat.
Se on tavallista, ja juuri siksi laatu käsitellään ennen siirtoa. Poikkeamaraportti näyttää, mitä pitää korjata, ja korjaukset tehdään joko lähteessä tai sovituilla muunnossäännöillä. Jos laatu on hyvin heikko, siirto voi viedä arvioitua pidempään – sen näkee jo esiselvityksessä.
Muut ratkaisut tuotetiedolle
AvoinPLM – tuotetiedonhallinta OdoolleTuotekonfiguraattori tuotevarianteille
Suunnitellaan teidän siirtonne
Kerro nykyisestä järjestelmästäsi ja aikataulustasi, niin arvioidaan yhdessä, sopiiko integroitu malli teille.
Varaa esittely Projektisuunnitelma Kirjaudu demoon
Demoympäristö on yhteinen kaikille kokeilijoille. Voit vapaasti luoda ja muuttaa nimikkeitä, rakenteita ja muutospyyntöjä. Kaikki muutokset nollautuvat joka yö klo 3.15, jolloin demo palaa alkutilaansa.